Complete
Purchase Workflow
أهم عناصر وسير عمليات الشراء
دعونا نبدأ من خلال النظر في سير
العمل حسب الترتيب التالي
طلب الأسعار إلى المورد،
تأكيد الشراء،
استلام ومراقبة المنتجات،
التحكم
في الفواتير
Setting up
your Database
لانشاء نظام لهذه الأمثلة، أنشىء
قاعدة بيانات جديدة ، وإعط كل حقوق الوصول الممكنة للدخول كمستخدم. يمكنك إدخال تفاصيل
الشركة الخاصة بك.
Price
Request from the Supplier
الشاشة التالية هى شاشة طلب
إرسال عرض أسعار للمورد ، وهي تقريبا بداية عملية الشراء
Data Entry for a Purchase Order
إذا قمت بتثبيت وحدة التحذير سوف
تكون قادرعلى استقبال التنبيهات التي تظهر عندما يدخل المشتري عرض اسعار أو أمر
يمكنك تعيين التنبيهات على المورد
التاريخ والمستودع اللذين سيتم تسلم
المنتجات فيهما، يتم إضافتهما تلقائيا من قبل النظام، ولكن يمكنك تغيير هذه القيم إذا
لزم الأمر بعد ذلك، عندما تختار المورد، النظام يكمل تلقائيا عنوان الاتصال بالمورد.
كما تضاف لائحة الأسعار تلقائيا من لائحة الأسعار المسجلة للمورد خلال
فترة معينة البحث عن مورد هو عبارة عن بحث عن شريك تم التعليم على مربع التحقيق حاصته هل مورد أو لا بنعم ، بمجرد الانتهاء من الجزء الرئيسي
من أمر الشراء، يمكنك إضافة التفاصيل ، بيانات العناصر المشتراه
Purchase Order Line
When you have selected the product, OpenERP
automatically completes the other fields in the form:
·
Product UoM, taken
from the Purchase Unit of Measure field in the product form,
·
The Description of the product in the supplier's language,
·
Scheduled Date,
calculated from the order date and the delivery lead time for the supplier (for
the given product),
·
Unit Price, taken
from the supplier's pricelist,
·
Taxes, taken from the information on
the product form and partner form, depending on the rules seen in Financial
Analysis.
Tip
Product Wording and Code
عند إدخال أسم المورد في شاشة المنتج
، فإن النظام يكمل باقي بيانات المورد الاساسية تلقائيا ، يمكنك تعيين اسم ورمز المنتج
لكل مورد على حدة ،
إذا فعلت ذلك، فإن النظام سوف يستخدم تلك التفاصيل بدلا من أسماء المنتجات الداخلية إذا
كنت تعمل بطريقة الإدارة بالحالة يمكنك أيضا تعيين الحساب التحليلي الذي يجب استخدامه
لعمل تقاريرعن كل تكاليف الشراء وبعد ذلك يتم عمل تقرير التكاليف عند استلام فاتورة
المورد ، الحسابات التحليلية يمكن أن تكون مفيدة جدا لجميع الشركات التي تدير التكاليف
بالحالة ، من خلال الموقع، من خلال مشروع
للعمل على عدة محاور تحليلية، يجب
تثبيت وحدة
purchase_analytic_plans.
، من قائمة الإعدادات ، للتأكد من
أن الحساب التحليلي يختارتلقائيا وفقا للشريك، التاريخ، والمنتجات أو المستخدم، يمكنك
تثبيت وحدة
account_analytic_default
التي يتم تثبيتها تلقائيا بوصفها
ضرورة ل
purchase_analytic_plans.
في صفحة طلب شراء تحت خط المنتج يمكنك
إدخال ملاحظات والتى سوف تظهر عند طباعة الطلب أو عرض السعر ، يمكن مسبقا وضع هذه الملاحظة
على المنتج نفسه لتظهر تلقائيا على كل أمر لهذا المنتج على سبيل المثال، يمكنك إدخال
--- "لا تنسى أن ترسل عن طريق التسليم السريع كما هو مشار اليه في عقدنا رقم
1234
بمجرد ما يتم الأنتهاء من الوثيقة
، يمكنك طباعتها من خلال النقر على زر طباعة الذي على النموذج
Printing the Supplier Price Quotation
You can also send an e-mail by clicking Send by Email button
on the form . Now it will be in the RFQSent state.
طلب عرض السعر بعد إرسال رسالة بريد إلكتروني
عندما تتلقى ردا من المورد،
use the menu Purchases ‣ Purchase ‣ Quotations.
استخدام القائمة
Purchases ‣ Purchase ‣ Quotations
حدد الأمر واستكمل تفاصيله عندما
تريد الموافقة على الأمر، استخدم زر تأكيد الطلب سوف يتحول الطلب الى حالة أمر
شراء لا يمكن بعد ذلك التعديل فى الطلب إذا تحول الى أمر
Purchase Order Process
Goods Receipt
بمجرد الموافقة على الطلب النظام
سيقوم تلقائيا بعمل أمراستلام البضاعة ويجعلها فى الوضع مبدئي يعني لم يوافق عليها
بعد للحصول على قائمة المنتجات التي تنتظرها من الموردين
use the menu
استخدم القائمة
Warehouse ‣ Receiver/Deliver By Orders ‣ Incoming Shipments.
ملاحظة جانبية إذا كنت تشتري
خدمة من المورد فان النظام لن ينتج أمر استلام بضاعة لانه ليس هناك وصل استلام
خدمة مماثل لوصل استلام بضاعة
حدد الأمر الذي يحتوي على العناصر
التي تستلمها
عادة، يتم العثور على أمر استلام
البضائع من خلال البحث بالرقم المرجعي لأمر الشراء الناتج عنه أمر التسلم أو اسم المورد
، يمكنك بعد ذلك تأكيد استلام هذه المنتجات كما هو مبين فى جزء شرح المخازن
إذا استلمت جزء فقط من الأمر فإن
النظام سيدير الباقي عن طريق عمل وصل استلام بضائع اخر بالكميات التى لم تستلم بعد
يمكنك إلغاؤه إذا كنت تعتقد انك لن تستلم المتبقي من البضاعة . بعد استلام البضاعة
فإن النظام يمكنه ان يريك أوامر
الشراء التى لا زالت مفتوحة وعلاقتها بوصل استلام البضاعة
التدبير
بمجرد تثبيت موديول
.....Purchase_requisition سيقوم النظام بإضافة
قائمة فرعية جديدة تحت القائمة الفرعية مشتريات
وظيفة هذا الجزء هو
تدبير المنتج وفقا لقواعد المخزن بالتدبير التلقائي كما يمكن عمله يدويا عن طريق
الزر عمل ويعتبر هذا النموذج همزة وصل بين إدارة
المشتريات وباقي الإدارات التى تتعامل معها مثل المخازن والمبيعات والحسابات
بمجرد عمل موافقة
لأمر شراء واحد من أوامر الشراء المرتبطة بطلب التدبير فإن باقي أوامر الشراء سوف
تلغى تلقائيا بواسطة النظام هذا إذا كان نوع طلب التدبير
Exclusive
كما بالشكل التالي
والذي يدعم أمر شراء واحد لكل طلب تدبير
إذا اخترت نوع
التدبير
Multiple requisition
كما بالشكل التالي
فإنه يمكن اعتماد أكثر من أمر شراء دون إالغاء باقي أوامر الشراء المرتبطة بهذا
التدبير
الإستخدام الأكثر
لهذا النموذج هو عن طريق المخازن حيث ينتج تلقائيا من المخازن وفقا لقواعد إعادة
الطلب المشروحة فى جزء المخازن من هذا الدليل
Defining a Tender
تسعير
المنتجات
يدعم النظام أكثر
من طريقة للحساب التلقائي وإعادة تحديث أسعار المنتجات بناءا على الشحنات القادمة
هناك نوعين من
التسعير
التسعير القياسي
وهو يدوي وثابت
التسعير بمتوسط سعر
المخزون : ويحسب تلقائيا ويحدث مع كل شحنة جديدة تضاف للمخازن
تشمل عناصر التسعير
فى العادة سعر المورد ، رسوم النقل والتسليم ، تكاليف التصنيع ، رسوم التخزين ،
فيما يلى شرحا
مفصلا عن طريقتي التسعير
أولا التسعير
القياسي: تستخدم هذه الطريقة مع المنتجات التني لا يتغير سعرها على مستوى العام
تقريبا مثل الخبز والكتب ، العمليات المحاسبية عند استخدام هذه الطريقة تكون سهلة
لان عناك علاقة مباشرة بين قيمة المخزون وعدد الوحدات المستلمة
ثانيا التسعير
بالمتوسط : تستخدم فى حالة المنتجات التي تتغير أسعارها سريعا فى السوق
طريقة الحساب : مع
كل استلام جديد للبضاعة يعاد حساب سعر المنتج من جديد وفقا للمعادلة التالية
NP
= (OP * QS + PP * QR) / (QS + QR),
where the following notation is used:
NP:
New Price,
OP:
Old Price,
QS:
Quantity actually in Stock,
PP:
Price Paid for the quantity received,
QR:
Quantity Received.
بمجرد ما يتم
اعتماد استلام البضاعة فإن سعر المنتج قديمه وجديده سوف يعاد تلقائيا عن طريق
النظام وفقا للمعادلة المذكورة حاليا
مزايا طريقة التسعير
بالمتوسط weighted average method
1- السهولة والبساطة في العمل الحسابي حيث تعمد على
تسعير كافة المواد المصروفة خلال الشهر بسعر واحد .
2- تناسب هذه الطريقة الوحدات الاقتصادية التي يتم
الانتاج فيها وفقا لنظام المراحل الانتاجية .
3- تحقيق التماثل في تسعير المواد المصروفة خلال
الفترة مما يجعل هناك استقرارا في قياس التكلفة الفعلية .
4- تلائم هذه الطريقة المستلزمات السلعية التي لايمكن
تخزينها بصورة تسمح بفصل كل كمية عن الكميات الاخرى حسب اسعار شرائها مثل السوائل والغازات
.
5- لايتطلب تطبيق هذه الطريقة الشراء بكميات متساوية
كما هو الحال في ظل طريقة المتوسط الحسابي البسيط ,
6- تلائم هذه الطريقة الوحدة الاقتصادية التي تطبق
نظام الجرد الدوري ( السنوي ) .
7- تناسب هذه الطريقة الوحدات الاقتصادية التي تعمل
في ظل ظروف اقتصادية تتميز بالاستقرار النسبي لمستويات الاسعار خلال الفترة التكاليفية
.
العيوب
1- لايمكن تطبيق هذه الطريقة في حالة اتباع الوحدات
الاقتصادية لنظام اوامر التشغيل حيث يجب حساب تكلفتة بمجرد الانتهاء من العملية الانتاجية
ولكنها تلائم الانتاج الكبير المتسلسل والمستمر .
2- تاجيل عملية التسعير الى نهاية المدة (نهاية الشهر)
يعمل على تركيز العمل في وقت قليل احيانا لايتناسب مع ضخامة العمل هذا من جانب ومن
الجانب الاخر من الافضل معرفة تكلفة المواد المصروفة اول باول واثرها على التكلفة لكي
يمكن اتخاذ القرارات اللازمة في الوقت المناسب .
3- لاتراعي هذه الطريقة التسلسل الزمني لحركة توريد
المستلزمات السلعية عند الصرف منها للانتاج .
4- عدم اظهار الارباح الحقيقية والمركز المالي الصحيح
في ظل التقلبات المستمرة والجوهرية في مستويات اسعار المستلزمات السلعية .
التحكم
فى الفواتير
لإدارة فواتير
الموردين يقدم النظام ثلاثة طرق
عمل فواتير بناءا
على أمر الشراء ككل
عمل فواتير بناءا
على بند فى أمر الشراء
عمل فواتير بناءا
على البضاعة المستلمة ويتم ذلك عند عمل موافقة على أمر استلام البضاعة من المورد
يتم تحديد ذلك عن
طريق الحقل
Invoice control
الموجود فى الصفحة
الثانية من صفحتي أمر الشراء كما بالشكل التالي
Purchase Order, Invoice Control
أولا الفوترة بناءا على أمر الشراء
إذا قمت بتحديد
الفوترة بناءا على أمر الشراء سوف تتولد تلقائيا فاتورة مورد فى الحالة مبدئية ،
عندما يتم اعتماد أمر الشراء من القائمة
Account
à supplier à supplier invoice
سوف تجد هذه
الفواتير إذا استخدمت المرشح درافت
عندما يتم اعتماد
أو موافقة لهذه الفاتورة بعد مراجعة الكميات والأسعار سوف يتنج النظام قيود
تلقائية فى اليومية المناسبة بالأسعار المذكورة
أمر الشراء يتحول
تلقائيا الى الحالة تم عندما يتم دفع
الفاتورة من نموذج
Supplier payment
بكل قيمة الفاتورة
وسوف تتحول الفاتورة نفسها الى الحالة مدفوعة
هذه الطريقة من طرق
الفوترة تكون مناسبة فى حالة الشركات التي تقدم خدمات لان المبلغ الذي سيتم عمل
قاتورة له يكافيء المبلغ الموجود فى أمر الشراء ، على العكس من ذلك فى حالة
البضائع ، فإن الفوترة تكن غالبا بناءا على وصل استلام البضاعة والذي يختلف عن
المسجل فى أمر الشراء لاحتمالية الإستلام الجزئي أو عدم استلام التالف
ثانيا الفوترة
بناءا على بند فى أمر الشراء : ويتم ذلك بعمل
فاتورة مستقلة لكل بند شراء بمعني فاتورة لكل منتج أو خدمة على حدة
ثالثا الفوترة
بناءا على وصل استلام البضاعة:
لإدارة الفوترة بناءا على وصل استلام البضاعة يجب وضع القيمة
Based On Incommimng
shipment
فى الحقل
Control Invoicce
فى هذه الحالة لا تنتج الفاتورة تلقائيا من أمر الشراء ولكن من وصل
استلام البضاعة ، وستجد فيه حقل
Invoice Control
قد أخذ القيمة
To Be Invoiced
أمين المخزن يمكنه استلام عدة أوامر شراء وإذا أردا عمل فاتورة يمكنه
الضغط على عمل فاتورة
، سيساله النظام عن اليومية التى سترمى فيها القيود ، من الممكن للمحاسب عمل
فواتير مرة واحدة لمجموعة من وصلات استلام البضاعة ، فاتورة لكل وصل وذلك جملة
واحدة مع نهاية اليوم أو الأسبوع ، يتم ذلك عن طريق
menu Purchases ‣
Invoice Control ‣ On Incomimng shipment
من قائمة مور
بعد التعليم على كل أو بعض الوصول الخاصة
باستلام البضاعة يمكنه ذلك بالضغط على الزر
Cereate draft invoice
تحليل المشتريات
يمنح النظام أدوات قوية لتحليل المشتريات عن طريق الفترات الزمنية ،
شهور وأعوام ، عن طريق الحالة ، طلب شراء أم أمر شراء ، أم أمر شراء مغلق ، وعن
طريق الموردين ، وعن طريق المنتجات ، وعن طريق التصنيفات ، كل ذلك تجده فى القائمة
Reporting
‣
Purchase ‣
Purchase Analysis
Analysis of Purchases
لإدارة وتحليل المشتريات من منظور المشاريع استخدم الحسابات
التحليلية يمكنك تخصيص حساب تحليلي خاص لكل خط فى طلب الشراء (لكل منتج) ثم تحليل
الحسابات فى نافذة خاصة لمعرفة مراكز الكلفة ومراكز الربح ، إذا كنت تعمل بالوضع
Make To Order
سوف يكن سير العمليات كالتالي
طلب بيع من عميل
طلب تدبير من المورد
استلام الفواتير والبضاعة من
المورد
تسليم العميل وعمل فواتير له
الأن أنظر الى سير العمليات التالي فى حالة المشاريع وقارنه بسير
العمليات الموضح أعلاه
اجعل عقد المشروع كحساب
تحليلي لتتبع التكاليف من خلاله
قم بشراء المواد الخام من
المورد
سجل كل الخدمات التى تمت
لتحويل المواد الخام الى منتج وذلك من خلال شيث الوقت
استلم فواتير الموردين
قم باعداد فواتير بناءا على
التكاليف الموضحة عاليه بنوعيها
