أهم عناصر وسير عمليات الشراء في العملاق أودو

 

Complete Purchase Workflow

 

أهم عناصر وسير عمليات الشراء

 

 

دعونا نبدأ من خلال النظر في سير العمل حسب الترتيب التالي

طلب الأسعار إلى المورد،

تأكيد الشراء،

استلام ومراقبة المنتجات،

التحكم في الفواتير

Setting up your Database

لانشاء نظام لهذه الأمثلة، أنشىء قاعدة بيانات جديدة ، وإعط كل حقوق الوصول الممكنة للدخول كمستخدم. يمكنك إدخال تفاصيل الشركة الخاصة بك.

Price Request from the Supplier

الشاشة التالية هى شاشة طلب إرسال عرض أسعار للمورد ، وهي تقريبا بداية عملية الشراء

Data Entry for a Purchase Order

إذا قمت بتثبيت وحدة التحذير سوف تكون قادرعلى استقبال التنبيهات التي تظهر عندما يدخل المشتري عرض اسعار  أو أمر  يمكنك تعيين التنبيهات على المورد

التاريخ والمستودع اللذين سيتم تسلم المنتجات فيهما، يتم إضافتهما تلقائيا من قبل النظام، ولكن يمكنك تغيير هذه القيم إذا لزم الأمر بعد ذلك، عندما تختار المورد، النظام يكمل تلقائيا عنوان الاتصال بالمورد.

 كما تضاف لائحة الأسعار تلقائيا من لائحة الأسعار المسجلة للمورد خلال فترة معينة البحث عن مورد هو عبارة عن بحث عن شريك تم التعليم على مربع التحقيق حاصته  هل مورد أو لا بنعم ، بمجرد الانتهاء من الجزء الرئيسي من أمر الشراء، يمكنك إضافة التفاصيل ، بيانات العناصر المشتراه

Purchase Order Line

When you have selected the product, OpenERP automatically completes the other fields in the form:

·         Product UoM, taken from the Purchase Unit of Measure field in the product form,

·         The Description of the product in the supplier's language,

·         Scheduled Date, calculated from the order date and the delivery lead time for the supplier (for the given product),

·         Unit Price, taken from the supplier's pricelist,

·         Taxes, taken from the information on the product form and partner form, depending on the rules seen in Financial Analysis.

Tip

Product Wording and Code

عند إدخال أسم المورد في شاشة المنتج ، فإن النظام يكمل باقي بيانات المورد الاساسية تلقائيا ، يمكنك تعيين اسم ورمز المنتج لكل مورد على حدة ،

إذا فعلت ذلك، فإن النظام سوف يستخدم  تلك التفاصيل بدلا من أسماء المنتجات الداخلية إذا كنت تعمل بطريقة الإدارة بالحالة يمكنك أيضا تعيين الحساب التحليلي الذي يجب استخدامه لعمل تقاريرعن كل تكاليف الشراء وبعد ذلك يتم عمل تقرير التكاليف عند استلام فاتورة المورد ، الحسابات التحليلية يمكن أن تكون مفيدة جدا لجميع الشركات التي تدير التكاليف بالحالة ، من خلال الموقع، من خلال مشروع

للعمل على عدة محاور تحليلية، يجب تثبيت وحدة

purchase_analytic_plans.

، من قائمة الإعدادات ، للتأكد من أن الحساب التحليلي يختارتلقائيا وفقا للشريك، التاريخ، والمنتجات أو المستخدم، يمكنك تثبيت وحدة

account_analytic_default

التي يتم تثبيتها تلقائيا بوصفها ضرورة ل

purchase_analytic_plans.

في صفحة طلب شراء تحت خط المنتج يمكنك إدخال ملاحظات والتى سوف تظهر عند طباعة الطلب أو عرض السعر ، يمكن مسبقا وضع هذه الملاحظة على المنتج نفسه لتظهر تلقائيا على كل أمر لهذا المنتج على سبيل المثال، يمكنك إدخال --- "لا تنسى أن ترسل عن طريق التسليم السريع كما هو مشار اليه في عقدنا رقم 1234

بمجرد ما يتم الأنتهاء من الوثيقة ، يمكنك طباعتها من خلال النقر على زر طباعة الذي على النموذج

Printing the Supplier Price Quotation

You can also send an e-mail by clicking Send by Email button on the form . Now it will be in the RFQSent state.

طلب عرض السعر بعد إرسال رسالة بريد إلكتروني

عندما تتلقى ردا من المورد،

use the menu Purchases ‣ Purchase ‣ Quotations.

استخدام القائمة

Purchases ‣ Purchase ‣ Quotations

حدد الأمر واستكمل تفاصيله عندما تريد الموافقة على الأمر، استخدم زر تأكيد الطلب سوف يتحول الطلب الى حالة أمر شراء لا يمكن بعد ذلك التعديل فى الطلب إذا تحول الى أمر

Purchase Order Process

Goods Receipt

بمجرد الموافقة على الطلب النظام سيقوم تلقائيا بعمل أمراستلام البضاعة ويجعلها فى الوضع مبدئي يعني لم يوافق عليها بعد للحصول على قائمة المنتجات التي تنتظرها من الموردين

 use the menu

استخدم القائمة

Warehouse ‣ Receiver/Deliver By Orders ‣ Incoming Shipments.

ملاحظة جانبية إذا كنت تشتري خدمة من المورد فان النظام لن ينتج أمر استلام بضاعة لانه ليس هناك وصل استلام خدمة مماثل لوصل استلام بضاعة

حدد الأمر الذي يحتوي على العناصر التي تستلمها

عادة، يتم العثور على أمر استلام البضائع من خلال البحث بالرقم المرجعي لأمر الشراء الناتج عنه أمر التسلم أو اسم المورد ، يمكنك بعد ذلك تأكيد استلام هذه المنتجات كما هو مبين فى جزء شرح المخازن

إذا استلمت جزء فقط من الأمر فإن النظام سيدير الباقي عن طريق عمل وصل استلام بضائع اخر بالكميات التى لم تستلم بعد يمكنك إلغاؤه إذا كنت تعتقد انك لن تستلم المتبقي من البضاعة . بعد استلام البضاعة

فإن النظام يمكنه ان يريك أوامر الشراء التى لا زالت مفتوحة وعلاقتها بوصل استلام البضاعة

التدبير

بمجرد تثبيت موديول .....Purchase_requisition سيقوم النظام بإضافة قائمة فرعية جديدة تحت القائمة الفرعية مشتريات

وظيفة هذا الجزء هو تدبير المنتج وفقا لقواعد المخزن بالتدبير التلقائي كما يمكن عمله يدويا عن طريق الزر عمل  ويعتبر هذا النموذج همزة وصل بين إدارة المشتريات وباقي الإدارات التى تتعامل معها مثل المخازن والمبيعات والحسابات

بمجرد عمل موافقة لأمر شراء واحد من أوامر الشراء المرتبطة بطلب التدبير فإن باقي أوامر الشراء سوف تلغى تلقائيا بواسطة النظام هذا إذا كان نوع طلب التدبير

Exclusive

كما بالشكل التالي والذي يدعم أمر شراء واحد لكل طلب تدبير

إذا اخترت نوع التدبير

Multiple requisition

كما بالشكل التالي فإنه يمكن اعتماد أكثر من أمر شراء دون إالغاء باقي أوامر الشراء المرتبطة بهذا التدبير

الإستخدام الأكثر لهذا النموذج هو عن طريق المخازن حيث ينتج تلقائيا من المخازن وفقا لقواعد إعادة الطلب المشروحة فى جزء المخازن من هذا الدليل

Defining a Tender

تسعير المنتجات

يدعم النظام أكثر من طريقة للحساب التلقائي وإعادة تحديث أسعار المنتجات بناءا على الشحنات القادمة

هناك نوعين من التسعير

التسعير القياسي وهو يدوي وثابت

التسعير بمتوسط سعر المخزون : ويحسب تلقائيا ويحدث مع كل شحنة جديدة تضاف للمخازن

تشمل عناصر التسعير فى العادة سعر المورد ، رسوم النقل والتسليم ، تكاليف التصنيع ، رسوم التخزين ،

فيما يلى شرحا مفصلا عن طريقتي التسعير

أولا التسعير القياسي: تستخدم هذه الطريقة مع المنتجات التني لا يتغير سعرها على مستوى العام تقريبا مثل الخبز والكتب ، العمليات المحاسبية عند استخدام هذه الطريقة تكون سهلة لان عناك علاقة مباشرة بين قيمة المخزون وعدد الوحدات المستلمة

ثانيا التسعير بالمتوسط : تستخدم فى حالة المنتجات التي تتغير أسعارها سريعا فى السوق

طريقة الحساب : مع كل استلام جديد للبضاعة يعاد حساب سعر المنتج من جديد وفقا للمعادلة التالية

NP = (OP * QS + PP * QR) / (QS + QR),

 where the following notation is used:

NP: New Price,

OP: Old Price,

QS: Quantity actually in Stock,

PP: Price Paid for the quantity received,

QR: Quantity Received.

بمجرد ما يتم اعتماد استلام البضاعة فإن سعر المنتج قديمه وجديده سوف يعاد تلقائيا عن طريق النظام وفقا للمعادلة المذكورة حاليا

مزايا طريقة التسعير بالمتوسط weighted average method

1-     السهولة والبساطة في العمل الحسابي حيث تعمد على تسعير كافة المواد المصروفة خلال الشهر بسعر واحد .

2-     تناسب هذه الطريقة الوحدات الاقتصادية التي يتم الانتاج فيها وفقا لنظام المراحل الانتاجية .

3-     تحقيق التماثل في تسعير المواد المصروفة خلال الفترة مما يجعل هناك استقرارا في قياس التكلفة الفعلية .

4-     تلائم هذه الطريقة المستلزمات السلعية التي لايمكن تخزينها بصورة تسمح بفصل كل كمية عن الكميات الاخرى حسب اسعار شرائها مثل السوائل والغازات .

5-     لايتطلب تطبيق هذه الطريقة الشراء بكميات متساوية كما هو الحال في ظل طريقة المتوسط الحسابي البسيط ,

6-     تلائم هذه الطريقة الوحدة الاقتصادية التي تطبق نظام الجرد الدوري ( السنوي ) .

7-     تناسب هذه الطريقة الوحدات الاقتصادية التي تعمل في ظل ظروف اقتصادية تتميز بالاستقرار النسبي لمستويات الاسعار خلال الفترة التكاليفية .

العيوب

1-     لايمكن تطبيق هذه الطريقة في حالة اتباع الوحدات الاقتصادية لنظام اوامر التشغيل حيث يجب حساب تكلفتة بمجرد الانتهاء من العملية الانتاجية ولكنها تلائم الانتاج الكبير المتسلسل والمستمر .

2-     تاجيل عملية التسعير الى نهاية المدة (نهاية الشهر) يعمل على تركيز العمل في وقت قليل احيانا لايتناسب مع ضخامة العمل هذا من جانب ومن الجانب الاخر من الافضل معرفة تكلفة المواد المصروفة اول باول واثرها على التكلفة لكي يمكن اتخاذ القرارات اللازمة في الوقت المناسب .

3-     لاتراعي هذه الطريقة التسلسل الزمني لحركة توريد المستلزمات السلعية عند الصرف منها للانتاج .

4-     عدم اظهار الارباح الحقيقية والمركز المالي الصحيح في ظل التقلبات المستمرة والجوهرية في مستويات اسعار المستلزمات السلعية .

التحكم فى الفواتير

لإدارة فواتير الموردين يقدم النظام ثلاثة طرق

عمل فواتير بناءا على أمر الشراء ككل

عمل فواتير بناءا على بند فى أمر الشراء

عمل فواتير بناءا على البضاعة المستلمة ويتم ذلك عند عمل موافقة على أمر استلام البضاعة من المورد

يتم تحديد ذلك عن طريق الحقل

Invoice control

الموجود فى الصفحة الثانية من صفحتي أمر الشراء كما بالشكل التالي

Purchase Order, Invoice Control

أولا الفوترة بناءا على أمر الشراء

إذا قمت بتحديد الفوترة بناءا على أمر الشراء سوف تتولد تلقائيا فاتورة مورد فى الحالة مبدئية ، عندما يتم اعتماد أمر الشراء من القائمة

Account à supplier à supplier invoice

سوف تجد هذه الفواتير إذا استخدمت المرشح درافت

عندما يتم اعتماد أو موافقة لهذه الفاتورة بعد مراجعة الكميات والأسعار سوف يتنج النظام قيود تلقائية فى اليومية المناسبة بالأسعار المذكورة

أمر الشراء يتحول تلقائيا الى الحالة تم  عندما يتم دفع الفاتورة من نموذج

Supplier payment

بكل قيمة الفاتورة وسوف تتحول الفاتورة نفسها الى الحالة مدفوعة

هذه الطريقة من طرق الفوترة تكون مناسبة فى حالة الشركات التي تقدم خدمات لان المبلغ الذي سيتم عمل قاتورة له يكافيء المبلغ الموجود فى أمر الشراء ، على العكس من ذلك فى حالة البضائع ، فإن الفوترة تكن غالبا بناءا على وصل استلام البضاعة والذي يختلف عن المسجل فى أمر الشراء لاحتمالية الإستلام الجزئي أو عدم استلام التالف

ثانيا الفوترة بناءا على بند فى أمر الشراء : ويتم ذلك بعمل فاتورة مستقلة لكل بند شراء بمعني فاتورة لكل منتج أو خدمة على حدة

ثالثا الفوترة بناءا على وصل استلام البضاعة: لإدارة الفوترة بناءا على وصل استلام البضاعة يجب وضع القيمة

Based On Incommimng shipment

فى الحقل

Control Invoicce

فى هذه الحالة لا تنتج الفاتورة تلقائيا من أمر الشراء ولكن من وصل استلام البضاعة ، وستجد فيه حقل

Invoice Control

قد أخذ القيمة

To Be Invoiced

أمين المخزن يمكنه استلام عدة أوامر شراء وإذا أردا عمل فاتورة يمكنه الضغط على عمل فاتورة ، سيساله النظام عن اليومية التى سترمى فيها القيود ، من الممكن للمحاسب عمل فواتير مرة واحدة لمجموعة من وصلات استلام البضاعة ، فاتورة لكل وصل وذلك جملة واحدة مع نهاية اليوم أو الأسبوع ، يتم ذلك عن طريق

menu Purchases ‣ Invoice Control ‣ On Incomimng shipment

من قائمة مور  بعد التعليم على كل أو بعض الوصول الخاصة باستلام البضاعة يمكنه ذلك بالضغط على الزر

Cereate draft invoice

تحليل المشتريات

يمنح النظام أدوات قوية لتحليل المشتريات عن طريق الفترات الزمنية ، شهور وأعوام ، عن طريق الحالة ، طلب شراء أم أمر شراء ، أم أمر شراء مغلق ، وعن طريق الموردين ، وعن طريق المنتجات ، وعن طريق التصنيفات ، كل ذلك تجده فى القائمة

Reporting ‣ Purchase ‣ Purchase Analysis

Analysis of Purchases

لإدارة وتحليل المشتريات من منظور المشاريع استخدم الحسابات التحليلية يمكنك تخصيص حساب تحليلي خاص لكل خط فى طلب الشراء (لكل منتج) ثم تحليل الحسابات فى نافذة خاصة لمعرفة مراكز الكلفة ومراكز الربح ، إذا كنت تعمل بالوضع

Make To Order

سوف يكن سير العمليات كالتالي

طلب بيع من عميل

طلب تدبير من المورد

استلام الفواتير والبضاعة من المورد

تسليم العميل وعمل فواتير له

الأن أنظر الى سير العمليات التالي فى حالة المشاريع وقارنه بسير العمليات الموضح أعلاه

اجعل عقد المشروع كحساب تحليلي لتتبع التكاليف من خلاله

قم بشراء المواد الخام من المورد

سجل كل الخدمات التى تمت لتحويل المواد الخام الى منتج وذلك من خلال شيث الوقت

استلم فواتير الموردين

قم باعداد فواتير بناءا على التكاليف الموضحة عاليه بنوعيها